Conditions générales de ventes - Séjours de vacances

TOOTAZIMUT marque commerciale du groupe UCPA

L’inscription à un séjour de TOOTAZIMUT implique l’acceptation complète, par le client, la famille (si elle n’est pas elle-même le client) et par les participants, de nos présentes conditions générales de vente. Les collectivités qui contractent en direct avec TOOTAZIMUT, que ce soit via l’agence du Nord ou par l’agence IDF, se font donc fort d’informer les familles des présentes conditions générales de vente et de recueillir leur accord.

Conclusion du contrat de vente

• Définition des options et des inscriptions fermes

Une “option” est une simple pré-réservation que le futur client peut faire par tout moyen : par courrier, par fax, par email ou par téléphone. TOOTAZIMUT confirme dans les meilleurs délais qu’il a bien enregistré l’option.

L’option n’engage pas le client. Elle n’engage pas non plus TOOTAZIMUT qui fera toutefois ses meilleurs efforts pour garantir autant de places qu’elle accepte d’options. Une option s’annule ou se transforme en inscription ferme selon les modalités précisées ci-dessous.

• Relation contractuelle - Type de fonctionnement

La confirmation de l’inscription d’un jeune à un séjour peut être effectuée :

° Directement par une famille pour un de ses enfants. Le client est alors cette famille. On le désignera par le terme de “client individuel” dans les présentes.

° Par l’intermédiaire d’une collectivité (comité d’entreprise, mairie, conseil général, ministère…) qui est alors le client. La collectivité peut avoir préalablement posé des options sur un séjour avant d’indiquer les noms des participants (fonctionnement “en allotement”). La collectivité peut également inscrire des jeunes un par un, avec ou sans option préalable (fonctionnement “en catalogue ouvert”).

• Durée des options - Formalisation des inscriptions fermes

° Pour les clients individuels : toute option est automatiquement annulée au bout de 5 jours si elle n’a pas fait l’objet du paiement effectif d’un acompte de 30% du montant total du séjour. Au contraire, le paiement effectif de l’acompte sous 5 jours transforme l’option en inscription ferme.

° Pour les collectivités : TOOTAZIMUT convient avec la collectivité d’une date de validité pour chaque option. Les options non confirmées sont automatiquement annulées à cette date. Les options confirmées dans les délais par les collectivités deviennent des inscriptions fermes. La confirmation doit se faire par écrit (courrier, fax ou courriel), avec accusé de réception de TOOTAZIMUT..

Prix

Les prix indiqués s’entendent toutes taxes comprises (TTC) et sont applicables dès la parution du catalogue, sous réserve d’erreur d’impression ou d’omission. Ils deviennent fermes et définitifs au moment de l’inscription. Toutefois, le prix est éventuellement susceptible d’être modifié pour nos séjours à l’étranger en cas de forte variation du cours des devises et, pour les séjours incluant un transport en avion des taxes aériennes. Les prix imprimés dans cette brochure ont été déterminés en fonction du niveau des taxes aériennes et des taux de change à date.

Nos prix comprennent l’ensemble des prestations suivantes : le transport aller retour (au départ de l’Ile de France et de la région Hauts de France), l’hébergement en pension complète, l’encadrement, l’accès à l’ensemble des activités, l’assurance responsabilité civile et l’assistance rapatriement. Ne sont pas inclus dans le tarif : l’éventuel pique nique pour le transport aller, l’assurance optionnelle et l’argent de poche.

NB : quand le transport est prévu en car privé, TOOTAZIMUT peut décider de remplacer le car par du train ou de l’avion, sans surcoût pour les familles. Vous en êtes alors informés, au plus tard, un mois avant le départ

Modalités de règlement

Pour les collectivités, un acompte de 30 % est versé dans les 8 jours suivants la confirmation des inscriptions (passage des options en réservations). Pour les individuels, ce premier acompte de 30 % est versé dans les 5 jours suivants la demande d’option. Pour les collectivités et les individuels, le solde du séjour doit être intégralement réglé au plus tard un mois avant le début du séjour. Pour les individuels, une inscription pour un séjour débutant moins d’un mois plus tard n’est valable que si elle est accompagnée du règlement complet du séjour

Documents complémentaires

Dans certains cas, la réglementation impose des documents complémentaires pour participer au séjour ou pour faire les activités (ex : test préalable de natation, carte d’identité…). Ces documents sont indiqués sur la fiche de chaque séjour (sur Internet et dans la brochure papier). Il incombe aux familles de les fournir, TOOTAZIMUT ne prenant pas en charge les éventuels frais pour les obtenir.

Modification / Annulation du séjour

de la part du client

Changement de participant

Les changements de participants sont possibles et sans frais jusqu’à 42 jours avant le départ sous réserve de respect des conditions d’inscriptions (liées à l’âge notamment).

Changement de séjour, annulation de séjour

Tous les changements occasionnent des frais forfaitisés ou dépendant du prix total su séjour. Le tableau ci-dessous récapitule les frais dus dans chacun des cas présentés :

Délai	Annulation du séjour	Changement de séjour par un séjour équivalent (prix supérieur ou égal au séjour réservé)
De l’inscription Jusqu’à 42 jours avant le début du séjour	30 % du prix total	30€
Entre 41 et 21 jours avant le début du séjour	50% du prix total	Correspond à une annulation
Entre 8 et 20 jours avant le début du séjour	75% du prix total	Correspond à une annulation
Moins de 7 jours avant le début du séjour	100% du prix total	Correspond à une annulation

NB : pour les collectivités, ce paragraphe vaut aussi bien en cas d’annulation totale que d’annulation partielle (ex : si une collectivité a confirmé 30 places et qu’elle en annule 5 à J-25, TOOTAZIMUT facturera 5*50% du prix du séjour)

Tout séjour commencé est dû en totalité, quel que soit le motif de départ, médical, disciplinaire ou de convenance personnelle. Nous vous proposons de souscrire, en option, une assurance annulation (voir plus loin).

de notre part

TOOTAZIMUT se réserve le droit d’annuler un séjour si le nombre de participants est trop faible. Nous vous prévenons par courrier au moins 1 mois avant le début du séjour et nous nous efforçons de vous proposer une solution de remplacement. Si aucune solution de remplacement ne vous convient, TOOTAZIMUT vous rembourse intégralement et immédiatement les sommes versées.

Si une autorité administrative émettait des réserves sur la possibilité d’utiliser les locaux d’un centre de vacances pour accueillir du public, ou si un évènement quelconque survenait qui affecte la sécurité potentielle des groupes à accueillir, TOOTAZIMUT pourrait décider l’annulation immédiate du séjour et pourrait, soit rembourser les sommes reçues, soit proposer un autre séjour en substitution.

Si, pour une raison de force majeure ou d’organisation, l’une des prestations constituant un élément substantiel du séjour (ateliers décrits explicitement sur la page du séjour, activités sportives et visites garanties sur le séjour concerné d’après la brochure) ne pouvait être effectuée ou proposée à l’enfant, il sera proposé soit d’autres prestations en substitution, soit un remboursement de 15€ pour l’annulation d’une activité, d’une excursion ou d’une visite.

Ces compensations ne sont pas dues :

si la famille est informée des modifications envisagées avant le départ
si une autorité administrative a interdit la tenue d’une activité
si des conditions climatiques ou de sécurité s’opposent à la tenue de l’activité dans de bonnes conditions (ex: canoë-kayak, escalade, etc.)
si l’enfant ne peut pas participer à l’activité du fait de sa taille, de sa santé ou de sa condition physique, ou parce qu’il n’est pas en possession d’un document administratif nécessaire à la pratique de l’activité (si la possession de ce document avait été préalablement spécifiée).

Dans l’ensemble de ces cas, TOOTAZIMUT fera ses meilleurs efforts pour proposer une activité d’intérêt équivalent en remplacement de l’activité abandonnée.

ASSURANCES

Retrouvez toutes les informations détaillés sur les assurances sur la page Assurance de notre site Internet.

Tootazimut a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle auprès de la compagnie MAIF qui couvre l’ensemble de ses activités (contrat n°54416217A).

Tootazimut a également souscrit pour l’ensemble de ses activités un contrat d’assistance auprès de la compagnie Mutuaide Assistance qui comprend l'assistance en cas de maladie ou accident (sans franchise), l'assistance en cas de décès et l'assistance voyages.

Il est possible également de souscrire une assurance "annulation et multirisque" optionnelle qui regroupe les assurances annulation, interruption de séjour, individuelle accident, bagages et retard d’avion. Au moment de l’inscription au séjour, vous choisissez de soucrire ou non à cette assurance. 14 jours après la souscription, cette assurance ne peut plus être remboursée.

Photos et reportages

Au cours du séjour, les participants pourront être filmés ou photographiés, pour notamment mettre en ligne des photos sur le site Internet. Eux-mêmes et leurs parents acceptent expressément et par avance que ces films ou photos soient utilisés sur le site Internet de TOOTAZIMUT et pour illustrer nos futures brochures et celles de nos partenaires (comités d’entreprise, collectivités). Les participants et leurs parents renoncent par avance à toute forme de rémunération ou d’indemnisation de quelque nature que ce soit.

TOOTAZIMUT ne pourra être tenu pour responsable de l’utilisation des photos ou vidéos prises pendant ses séjours par les participants eux-mêmes, notamment en cas de diffusion, par quelque personne que ce soit, sur les réseaux sociaux.

Les photographies des catalogues ne sont pas contractuelles et ne reflètent pas forcément avec exactitude les lieux et les activités proposées.

Santé, frais médicaux

Les parents s’engagent à remettre à TOOTAZIMUT tous les renseignements d’ordre sanitaire dans le dossier d’inscription. Ils acceptent par avance qu’en cas d’urgence, les dispositions appropriées (hospitalisation, intervention chirurgicale, etc.) puissent être prises par TOOTAZIMUT. Les frais médicaux engagés en cas de maladie ou d’accident (ainsi que les frais d’ambulance) peuvent être parfois avancés par TOOTAZIMUT. En inscrivant un enfant à un séjour, les parents acceptent par avance de rembourser, dès la fin du séjour, l’intégralité des sommes avancées.

Si l’enfant a une allergie sévère, un handicap ou un problème de santé sérieux les parents doivent absolument l’indiquer dans le dossier d’inscription. TOOTAZIMUT fait ses meilleurs efforts pour accueillir tous les enfants, mais se réserve tout de même le droit de ne pas accueillir un jeune si son état de santé n’est pas compatible avec le séjour.

Vie collective

Pour le bon déroulement du séjour, les participants s’engagent à respecter les règles de conduite nécessaires et notamment le règlement intérieur de TOOTAZIMUT qui figure dans le dossier d’inscription. Dans le cas où le directeur du séjour constate qu’il ne peut plus assumer la responsabilité d’un enfant qui ne respecte pas le règlement intérieur ou dont le comportement aurait des conséquences sur sa propre sécurité, les parents s’engagent à prendre toutes les dispositions pour assurer son retour, sans délai et à leurs frais. La famille ne pourra exiger de remboursement et devra prendre en charge tous les autres frais liés au retour de l’enfant. Il en sera de même si l’enfant quitte le séjour en cours de déroulement à sa demande et/ou à celle de ses parents, ou en accord entre les parents et le directeur du séjour.

Réserves

Notre responsabilité ne pourra être engagée pour tout événement de force majeure.

Nous invitons fortement les participants à ne pas apporter d’objets de valeurs : en cas de vols, d’oublis ou de pertes d’objets détenus par le participant pendant le voyage et au cours du séjour, nous ne saurions en être tenus pour responsables. Le seul cas où notre responsabilité pourrait être engagée est celui où les encadrants ont demandé à un enfant de lui confier un objet et que ce dernier est perdu ou volé (ex : console de jeu confisquée puis perdue ; valise complète confiée aux animateurs et oubliée). Dans ce seul cas, il peut y avoir un dédommagement par TOOTAZIMUT. Il ne pourra toutefois se faire que sur présentation de justificatifs, et pour un montant maximum total de 700 € par enfant et pour l’ensemble du séjour.

TOOTAZIMUT ne pourra être tenu responsable des changements d’horaires imposés par les compagnies de transport, les gares, ni des frais supplémentaires engendrés de ce fait.

Les familles doivent se présenter au point de rendez-vous et à l’heure qui leur est indiquée dans la convocation de départ. En cas de non-respect de ces consignes ayant pour conséquence l’impossibilité de prendre le départ, le client ne pourra prétendre à un quelconque remboursement.

Pour participer à un séjour se déroulant à l’étranger, le participant doit être en possession de certains documents administratifs. TOOTAZIMUT ne pourra être tenu pour responsable si le jeune ne pouvait franchir une frontière. L’absence des documents administratifs nécessaires n’est pas un motif d’annulation et n’entraîne pas de remboursement pour les familles.

Pour toute inscription sur un séjour à l’étranger, la famille est invitée à consulter la rubrique “Conseil aux voyageurs” du site Internet du Ministère des Affaires Etrangères (http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs_909/index.html) avant l’inscription et avant le séjour pour prendre connaissance des éventuels risques identifiés dans le pays de destination.

Réclamation & litiges

Toute réclamation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai d’un mois après le retour du séjour. En cas de litiges, seuls les tribunaux du ressort du siège social de chacun des bureaux de TOOTAZIMUT sont compétents.

*Voir mentions légales

TOOTAZIMUT est une Marque du Groupe UCPA - UCPA SPORT VACANCES -

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